ProRail

Vraag

‘Grootste opgave ooit: invoering nieuw Europees systeem voor spoorbeveiliging’
‘ProRail is bezig met haar grootste opgave ooit: de landelijke uitrol van ERTMS op het totale spoorinfrasysteem. Dit is het Europese systeem voor beveiliging en be- en bijsturing op het spoor’ vertelt Thijs Verhulst, manager Beheersing en Omgevingsmanagement bij ProRail.

‘Effectieve communicatie is essentieel bij ons zware besluitvormingstrajecten’
Thijs Verhulst: ‘Voor deze opgave is effectieve communicatie essentieel. We hebben te maken met zware besluitvormingstrajecten. Het helpt dan enorm wanneer de besluitvormende stukken een hoge kwaliteit hebben. Alleen… niet alle memo’s en notities hadden die gewenste kwaliteit. Via een relatie bij PGB Pensioendiensten kregen we de tip om Effectief Communicatie in te schakelen.’

Aanpak

Eerste kennismaking met effectief schrijven in lunchsessie
De eerste stap was alle neuzen dezelfde kant op te krijgen. Dat deden we in een kick off tijdens een gezamenlijke lunchsessie. Daarin maakten we kennis met het piramid principle van Barbara Minto. Dit houdt in dat je teksten zo opbouwt, dat iedere alinea begint met de kern. Zo krijgen lezers direct antwoorden op hun belangrijkste vragen.

Vervolg in training
Vervolgens zijn we in de training na de lunchsessie in kleinere groepen volop aan de slag gegaan met de overige principes van effectief schrijven. Hierbij stonden opbouw van argumentatie, schrijfstijl en scanbaar schrijven centraal.

Gemiddelde waardering training 8,5
Zowel de lunchsessie als de training waren volledig gebaseerd op eigen teksten. De gemiddelde beoordeling van de deelnemers was een 8,5.

In coachings principes van effectief schrijven verder vertalen naar eigen praktijk
De deelnemers hadden na de lunchsessie en training de basis van effectief schrijven in de vingers. In persoonlijke coachings van 1,5 uur zijn we intensief aan de slag gegaan met eigen teksten en cases. Zo vertaalden we samen de principes van effectief schrijven naar de praktijk van ProRail.

Gemiddelde waardering coachings 8,8
Dat leverde veel inzichten én direct bruikbare teksten op. Ook effectief presenteren kwam hierbij aan bod. De deelnemers waren unaniem enthousiast en waardeerden de coachings gemiddeld met een 8,8!

Van procesbeschrijvingen werkinstructies te maken
De memo’s en notities die ProRail schrijft, maken onderdeel uit van complexe besluitvormingstrajecten. Voor veel schrijvers was het onduidelijk welke stappen ze precies moesten zetten. Er waren wel procesbeschrijvingen, maar die waren vaak te abstract. Samen met de kwaliteitsmanager heeft Effectief Communicatie daarom de beschrijvingen van de processen vertaald naar heel concrete werkinstructies.

Effect

‘We schrijven definitief anders’
Thijs Verhulst, manager Beheersing en Omgevingsmanagement bij ProRail: ‘De samenwerking met Ivo is informeel en prettig. Hij heeft meerwaarde geleverd. Dat hoor ik ook bij de medewerkers die deelnamen aan de trainingen en coachings. Zij geven aan dat ze echts iets hebben aan de tips en tricks. Ze schrijven adviesnotities nu definitief anders. Dat is het mooiste effect wat je kunt hebben!’

‘Verfrissende feedack op de spoorse werkwijze’
Thijs Verhulst: ‘Daarnaast heeft Ivo ons enorm geholpen om onze processen helder te maken. We kregen verfrissende feedback op de ‘spoorse werkwijze’ die voor ons normaal is. ‘Het was erg makkelijk om te leunen op de professionaliteit van Ivo.’