YES! U heeft zojuist een uitstekend gesprek gehad met een potentiële klant. De sfeer was perfect. En u weet zeker dat u een prachtig aanbod kunt doen. De opzet zit al in uw hoofd. Alleen… hoe verwerkt u dit in uw offerte? Hoe schrijft u een verhaal dat lekker leest? En dat aansluit op het gesprek met uw klant? Kortom: hoe schrijft u een offerte die scoort? In dit artikel vindt u praktische tips en een concreet voorbeeld voor een winnende offerte.

Tip 1: Focus op rake quotes van uw klant
Het eerste doel van een offerte is vertrouwen winnen. Uw klant wil zien dat u haar of hem goed heeft begrepen. Dit onderdeel is essentieel voor uw verdere succes. Kies daarom voor deze aanpak:

Noteer tijdens uw gesprek direct rake quotes van uw klant.
Doe het niet later! De precieze woorden van de klant zijn essentieel voor herkenning. Vertrouw er niet op dat u de exacte uitspraken van uw klant wel onthoudt.

Selecteer na afloop de belangrijkste quotes van uw klant.
Kies deze quotes zorgvuldig. Het is belangrijk dat de vragen van uw klant naadloos aansluiten op uw aanbod. Want juist dat maakt uw verhaal overtuigend.

Kies voor quotes die de grote lijnen weergeven.
Het gaat erom dat u de hoofddoelen van de klant weergeeft. Bijvoorbeeld: ‘We willen de hitrate van onze offertes verdubbelen.’ Of: ‘We zoeken een applicatie die minimaal twee keer sneller is.’ Of: ‘ We willen juridisch waterdichte contracten die ook leesbaar zijn.’

Tip 2: Koppel uw aanbod aan de quotes van uw klant
Heeft u de essentiële klantvragen goed verwoord? Koppel ze dan aan uw aanbod. Dit doet u als volgt:

Formuleer kort en krachtig uw belangrijkste adviezen.
Bijvoorbeeld: ‘Start met een marktonderzoek’ als de vraag van de klant is: ‘We willen de hitrate van onze offertes verdubbelen’. Of: ‘Kies voor Ultimate Solutions versie 5.7’ als de vraag is: ‘We zoeken een applicatie die minimaal twee keer sneller is’.

Geef in trefwoorden alvast de onderbouwing van uw adviezen
Bedenk welke concrete argumenten u heeft voor uw advies. Bijvoorbeeld: is uw advies ‘Kies voor Ultimate Solutions versie 5.7’? Dan kunnen uw argumenten zijn:

– Kostenbesparing (‘U verdient dit product in x maanden terug.’)

– Effectiviteit (‘Twee keer hoger resultaat.’)

– Efficiëntie (‘Updaten gaat twee keer zo snel.’)

– Gebruiksvriendelijkheid (‘Gekozen tot meest gebruiksvriendelijke product.’)

– Service (‘Uitstekende after sales.’)

– Klanttevredenheid (‘Zeer goed ontvangen in de markt.’)

Overtuig uw klant met harde feiten.
Zorg ervoor dat al uw argumenten te checken zijn. Geef dus telkens aan waar u uw argumenten op baseert. Bijvoorbeeld:

– ‘U verdient dit product in x maanden terug.’ -> Dit blijkt uit onderzoek van bureau Y, zie bijlage 3.

– ‘Twee keer hoger resultaat.’ -> Dit bereiken we door […]

– ‘Updaten gaat twee keer zo snel.’ -> U hoeft voortaan niet meer handmatig […]

– ‘Gekozen tot meest gebruiksvriendelijke product.’ -> Bron: […]

– ‘Uitstekende after sales.’ -> Gegarandeerd binnen 24 uur reparatie en […]

– ‘Zeer goed ontvangen in de markt.’ -> Als beste getest door […]

Tip 3: Kies voor een offertebrief met bijlagen
Maak van de quotes uit tip 1 en uw aanbod uit tip 2 een compleet verhaal. Het beste resultaat bereikt u door te kiezen voor een briefvorm met bijlagen. Zo ziet de klant eerst de essentie en pas later de details. Dat maakt uw offerte overtuigend en toegankelijk.

Een mogelijke opzet voor de offertebrief is:

– Inleiding (beschrijf kort de aanleiding van uw offerte)

– Uw vragen (zie tip 1)

– Ons aanbod (zie tip 2, verwijs naar bijlagen voor meer informatie)

– Uw investering (geef hier de prijsopbouw van uw producten of diensten)

– Tot slot (rond de brief af)

Mogelijke bijlagen bij de offertebrief zijn:

– Urenbegroting

– Globale projectplanning

– Productspecificaties

– Voorwaarden

– Referenties

– Samenstelling van het serviceteam (met foto’s)

Een concreet voorbeeld van een offerte

Past u de drie tips toe, dan ziet uw offerte er als volgt uit:

Beste mevrouw […],

Op […] spaken we elkaar over […]. Graag doe ik u hiervoor in deze offerte een voorstel.

Uw vragen
U heeft mij in korte tijd veel verteld over uw doelen en wensen. Vooral de volgende drie uitspraken vielen mij op in uw verhaal:

1. ‘We willen de hitrate van onze offertes verdubbelen’
U legt de lat hoog het komende jaar. Uw concrete doelstelling daarbij is een hitrate die tweemaal hoger is dan het afgelopen jaar. U ziet vooral kansen op de volgende gebieden:

– […]

– […]

– […]

2. [tweede quote]
[onderbouwing]

3. [derde quote]
[onderbouwing]

Ons aanbod
Graag adviseer ik u de volgende drie zaken:

1. Start met een marktonderzoek
Ik adviseer u om te starten met een marktonderzoek. Het voordeel van deze aanpak is [onderbouwing advies]. Het succes van deze aanpak is bewezen door [harde feiten]. Graag verwijs ik u naar bijlage 4 voor een gedetailleerde beschrijving van deze succesvolle aanpak bij […]

2. [tweede advies]
[uitgebreidere beschrijving advies met onderbouwing en harde feiten]

3. [derde advies]
[uitgebreidere beschrijving advies met onderbouwing en harde feiten]

Uw investering
Ons advies bied ik u aan voor een totaalprijs van […], exclusief BTW. Dit bedrag is als volgt opgebouwd: […].

Tot slot
Ik ben benieuwd naar uw reactie! Op […] bel ik u om deze offerte met u te bespreken. Heeft u voor die tijd al vragen? Belt u mij dan gerust. U kunt mij bereiken op […]. U kunt mij ook e-mailen. Mijn e-mailadres is: […].

Met vriendelijke groet,

[…]

Bijlagen:

1. Urenbegroting

2. Globale projectplanning

3. Voorwaarden

4. Referenties

5. Samenstelling van het serviceteam